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7 dicas simples de redução de custos para a sua empresa

redução de custos

Em tempos de crise econômica, diminuir gastos da empresa pode se tornar necessário. Isso pode levar a medidas imediatistas ou erradas.

Antes de tomar qualquer tipo de atitude, é preciso analisar os processos para então tomar as atitudes necessárias. Afinal, não é só o aumento das vendas que melhora a lucratividade e a rentabilidade; a otimização da saída de capital , detectar atrasos, gargalos e desperdícios também ajudam a deixar as contas no azul.

Várias medidas podem ser tomadas para isso, nos mais diversos setores, processos e tarefas. Em geral, elas são agrupadas nas seguintes categorias:

·        planejamento, gestão e controladoria;

·        corte de despesas desnecessárias;

·        otimização do uso dos recursos;

·        aumento da eficiência e da produtividade das operações;

·        organização financeira, entre outras.

O ideal é que o seu negócio comece a pela análise dos processos. Então, para ajudá-lo nessa empreitada, trouxemos aqui algumas dicas práticas para que você tenha uma dimensão melhor de como os custos da sua empresa podem ser otimizados globalmente. Acompanhe!

1. Faça um bom planejamento

A redução de despesas começa com o diagnóstico das principais causas de desperdícios e ineficiências na sua empresa, bem como o planejamento de suas respectivas soluções. O primeiro passo é mapear os fluxos de trabalho internos e identificar todas as suas tarefas; então, será o momento de fazer um plano de otimização desses processos. Ele deve incluir ações de:

  • eliminação de atividades redundantes, meramente burocráticas ou ineficientes;
  • identificação de tarefas que podem ser automatizadas;
  • reorganização espacial com foco na agilidade e na economia de recursos;
  • eleição de métricas e indicadores para o acompanhamento periódico dos gastos, entre outras.

A partir disso, você começa a colocar em prática, de forma sistematizada, uma estratégia integrada de melhoria dos custos, ao invés de utilizar somente ações isoladas.

2. Automatize as tarefas

A automação é uma das tendências mais poderosas da transformação digital e da revolução industrial 4.0. Ela permite que várias tarefas manuais sejam realizadas por máquinas em muito menos tempo e com uma taxa menor de erros, o que traz vários benefícios para as finanças, como:

  •     para as atividades de maior esforço, repetição e risco, o ideal é contar com robôs. Isso garante que a empresa tenha qualidade na produção e evite acidentes de trabalho,
  •  menores taxas de retrabalhos;
  • diminuição da duplicidade de esforços devido à integração dos dados — com um software de gestão automatizado, quando há a emissão de uma nota fiscal para um cliente, por exemplo, o sistema já atualiza os módulos de fluxo de caixa, de estoque, de escrituração fiscal, entre outros.

Além disso, o escopo dessa medida é bastante ambicioso e busca atingir as atividades de gestão e de produção de um negócio — independentemente do porte da empresa. Em outras palavras, se pensava que a automação era só para empresas grandes, você está enganado!

3. Telefones e impressões

Esses custos podem ser reduzidos pela empresa? Com os recursos tecnológicos gratuitos existentes, é possível reduzir esse custo fixo utilizando por exemplo ligações via whatsapp, Skype, zoom ou viber. Além disso, verifique as necessidades de uso e realize pesquisas dos planos que atendam o que é essencial. Dê preferência a planos corporativos que costumam ser mais em conta.

Utilize ferramentas colaborativas online como Google Drive, Dropbox ou One drive para reduzir os custos com impressão. Somente quando for necessário utilize a impressora.

4. Economize água e energia elétrica

A redução do uso de recursos materiais, como água e luz, também é muito importante para que você tenha uma melhora no perfil dos seus custos. Afinal, grande parte das despesas fixas é gerada pelas contas de consumo.

Alguns investimentos simples e baratos podem ser feitos nesse sentido, especialmente em relação à decoração e ambientação. Por exemplo:

  •  instalação de isolamento térmico nas paredes e no teto, para evitar o aquecimento interno. Dessa forma, é possível utilizá-lo em potências mais baixas ou até dispensá-los totalmente;
  • utilização de espaços abertos e integrados, e aproveitamento da luz externa
  • investimento em design biofílico, pois as ações de ventilação natural e de inserção de plantas ajudam a garantir ventilação, o conforto termoacústico, etc.
  •  utilização de energias renováveis

Também é importante atentar na conta de água — o que, aliás, pode ser um grande vilão do caixa de um negócio. Nesse caso, algumas medidas interessantes são:

  • uso de móveis que podem ser limpos a seco ou com uma pequena quantidade de água;
  • conscientização dos funcionários a respeito do uso racional dos recursos hídricos;
  •  instalação de coletores de água da chuva, quando a estrutura da loja permitir etc.
  • É possível diminuir os custos investindo em substituir as lâmpadas incandescentes pelas de LED ou fluorescentes, além de desligar aparelhos não utilizados, como impressoras e monitores (evite deixá-los em stand by) ou até mesmo instalar sensores que ativam a luz somente quando há alguém no ambiente.

5. Melhore a gestão de fornecedores

Muitos não sabem disso, mas a otimização da relação com os fornecedores é parte central de toda a estratégia de redução de custos. Ela tem vários objetivos, como:

  •  melhorar os processos de pesquisa, a fim de encontrar os melhores parceiros rapidamente;
  • ganhar mais de poder de barganha;
  • fazer pedidos sob medida, para evitar desperdício;
  • otimizar os processos de compras, entre outros.

6. Reorganize seus estoques

Antigamente, havia uma crença de que era preciso manter estoques volumosos para evitar a falta de algum produto e afastar possíveis compradores. O paradigma atual, no entanto, é diferente e envolve a análise dos níveis ideais de acordo com a demanda em cada momento. Ter estoque parado significa dinheiro parado, além de espaço físico ocupado.

Os sistemas de gestão corporativa são essenciais para isso, pois contam com ferramentas de Big Data — as quais coletam dados sobre a procura e a venda de produtos. A partir deles, análises preditivas são feitas para mostrar quais mercadorias apresentam um maior potencial de demanda. 

7. Pague as dívidas antecipadamente

Um dos maiores drenos de recursos nas pequenas e médias empresas atualmente é a má gestão das contas. Quando elas são pagas em atraso, há a incidência de taxas, multas e juros. Mesmo que aparentemente pequenas, essas despesas apresentam uma elevada recorrência e volume — no final de um ciclo financeiro, podem já ter minado a sua capacidade de investimento. Por isso, tente pagar todas as suas dívidas antecipadamente.

Enfim, com todas essas dicas, o seu negócio será certamente capaz de fazer redução de custos eficiente. E, como vimos, a tecnologia é uma aliada imprescindível nesse sentido, com suas ferramentas de gestão e administração automatizadas e análise de dados. Além disso, você deverá contar com fornecedores confiáveis que negociam boas condições e apresentam os melhores produtos do mercado.

Gostou da leitura? Quer saber ainda mais sobre outras medidas que ajudam essa redução de despesas? Então, venha conhecer também a economia de escala e seus benefícios!

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