Gestão de estoque: 7 estratégias essenciais para você otimizá-la

A gestão de estoque ajuda a evitar perdas, excessos, prejuízo ou mesmo o desabastecimento.

Por isso, esse é um dos aspectos de maior importância para o sucesso de uma empresa ou profissional autônomo, afinal, realizar a correta gestão de estoque ajuda a aumentar a eficiência dos processos e a reduzir os custos.

Inclusive, uma gestão de estoque ineficaz pode comprometer completamente a estrutura de um negócio. Pensando nisso, preparamos este texto com 7 dicas incríveis para ajudá-lo a realizar uma gestão eficaz de uma vez por todas. Acompanhe!

7 dicas para uma gestão de estoque eficiente

Você já deve ter ouvido aquela máxima que diz “estoque é dinheiro parado”, certo? Isso é uma verdade! O estoque gera custo de produção, armazenamento e não faz o capital da empresa girar. Por isso, precisa ser bem monitorado a fim de evitar perdas, desperdício, atrasos ou falta de material.

Uma gestão eficiente, demanda monitoramento dos produtos e, com isso, tanto a entrada quanto a saída do estoque devem receber a devida atenção, assim como a forma de armazenamento e a organização, além de outros aspectos.

Entretanto, muitos esquecem que a gestão de estoque tem impacto direto sobre o capital de giro e sobre o correto funcionamento das demais atividades — e, com isso, alguns erros podem impactar diretamente na saúde e o sucesso de um negócio — independentemente do tamanho da empresa ou loja.

Por isso, é importante prestar atenção nas estratégias que listamos a seguir. Confira!

1. Criar padrões e processos para organizar o estoque

Controlar o estoque de forma padronizada através de softwares que auxiliam coletar dados, filtrar informações é essencial para manter a organização e o controle como um todo.

Além disso, para otimizar os processos para cada uma das atividades, é essencial treinar os colaboradores de acordo com o que foi estabelecido, a fim de que seja respeitado e mantido um padrão. Também é importante ter uma pessoa responsável por supervisionar se o processo está sendo seguido. 

É importante destacar que os padrões e processos definidos também devem abordar aspectos como limpeza, umidade, temperatura adequada, circulação do ar, horário de movimentação das mercadorias e as rotinas que devem anteceder a entrada e saída de cada produto.

2. Definir responsabilidades

Após criar os padrões e processos, é essencial definir responsabilidades, a fim de que haja uma divisão de tarefas e todos atuem de forma coordenada.

Por exemplo, o profissional responsável pelo inventário deve elaborar os indicadores, definir os fluxos de entrada e saída, assim como a organização. 

Portanto, é muito importante definir quais são as atividades e quem será responsável por cada uma. 

3. Desenhar o fluxo de entrada e saída

É essencial registrar as entradas e saídas do estoque. Inclusive, esse registro permite criar estimativas de vendas, organizar pedidos, otimizar o investimento realizado no estoque, aprimorar o planejamento e a produção, organizar demandas, modificar os produtos comercializados, evitar furtos e perdas por validade, precificação e ofertas.

Para desenhar esse fluxo, o ideal é construir um fluxograma ou escrever uma lista com o passo a passo de cada atividade, desde a entrada até a saída de cada tipo de mercadoria. Esse processo deve ser documentado e seguido por todos que possuem esse acesso.

4. Controlar com rigidez

A rigidez, ao contrário do que muitas pessoas pensam, não diz respeito a ser grosseiro ou desagradável. Está relacionada com exigência e eficiência e, nesse caso, refere-se a estabelecer uma margem de perdas e colocar em prática tudo o que foi definido. 

As perdas e os danos podem ocorrer em alguns momentos, contudo, deve-se reduzir ao máximo. Para isso, além de modificar e melhorar os processos, realizar treinamentos e ter um sistema de gestão adequado, é importante categorizar os tipos de perdas analisando o histórico da empresa, e limitar a quantidade e frequência mínima.

5. Definir datas e períodos para compras

A definição de datas leva em consideração a análise de fluxo de produtos, assim como o fluxo de caixa ideal. Deve considerar também a sazonalidade em que há um aumento das vendas como períodos de Black Friday, Natal, Dia das Mães, Após analisar esses fatores, deve-se programar as datas para pedido de cada tipo de produto, considerando a distância e prazo dos fornecedores, assim como o prazo de entrega oferecido pelo seu negócio. 

Contudo, para que essas definições sejam seguidas, evitando atrasos e problemas, é necessário contar com bons fornecedores, que além de produtos de qualidade, oferecem um serviço de excelência.

6. Investir em tecnologia

Automatizar a gestão e controle do estoque otimiza o tempo com a localização dos produtos, atualização de inventário e ajuda a minimizar erros e, com isso, reduz os custos.

Existem algumas opções que são mais utilizadas, como a planilha de giro de estoque, a planilha de entrada e saída de materiais e os sistemas online de estoque. Por meio desses métodos de controle, é possível obter indicadores com maior eficácia e assertividade, otimizando significativamente os processos de gestão de estoque.

Os softwares costuma ser integrado a outros setores da empresa, agilizando tarefas do setor de vendas e outras atividades.

7. Não trabalhar com estoques que atendem à demanda

Em primeiro lugar, para compreender a demanda necessária é essencial definir a capacidade produtiva e o volume máximo e mínimo para cada um dos produtos comercializados. Para isso, deve-se analisar a procura, a disponibilidade por parte dos fornecedores, tempo de entrega, sazonalidade, custo de entrega, entre outros fatores. 

O intuito é buscar o equilíbrio para não perder vendas e também não ter o fluxo de caixa prejudicado. Dessa forma, a aquisição de estoques deve seguir a demanda calculada, de acordo com os indicadores, sazonalidade e fatores já citados. 

Assim, evita-se que o estoque permaneça muito tempo parado, e a consequente perda de mercadorias, desvalorização dos produtos e prejuízos. Também evita-se atraso com os clientes, e consequentemente, a redução do faturamento.

A gestão de estoque é uma tarefa muito importante para o sucesso de uma empresa, independentemente do porte, segmento ou quantidade de funcionários. Por meio dela, é possível ser mais competitivo, eliminando perdas, desperdícios e gastos. Também existe a possibilidade de agilizar etapas, tornando os processos mais eficientes. 

Lembre-se, porém, de que a gestão de estoque não é uma tarefa fácil e demanda que processos sejam criados e padronizados, assim como treinamentos, acompanhamento e busca por melhoria contínua. 

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